Wer die Weltherrschaft will sollte telefonieren. Alle anderen können weiter E-Mails schreiben.

Beitrag von Christoph Magnussen. Empfehlungen über Facebook. Foto von theelectriclowrider/ photocase.com

Die meisten Unternehmer, die ich kenne, bekommen einige hundert E-Mails pro Tag und sind entsprechend lange damit beschäftigt, ihre Antworten runterzuhacken. Gerne auch mal schneller, als die Rechtschreib-Polizei erlaubt. Auch wenn E-Mails sicherlich ihre gute Seite haben, so sind sie gleichzeitig eine der zeitfressensten Krankheiten der Generation Internet. Sehr viele erfolgreiche Unternehmer wie z.B. Richard Branson verzichten sogar komplett auf die elektronische Post. Branson ist vielmehr bekannt dafür, dass er ständig am Telefon hängt und wenn es nötig ist, einen persönlichen, gut durchdachten Brief schreibt.

Es ist aber nicht nur eine gefühlte Sache, vielmehr sprechen viele gute Gründe dafür, das Telefon der E-Mail-Flut vorzuziehen und dadurch nicht nur kostbare Lebenszeit zu gewinnen und die Nerven zu schonen, sondern vor allem sehr viel poduktiver zu arbeiten.

1. Telefonieren geht schneller
Der Schein trügt, dass man mit einer E-Mail mal eben schnell etwas erledigen kann. Zack ein zwei Zeilen und schon ist man durch. Dabei hat man die Arbeit nur verschoben, denn in den seltensten Fällen ist es mit einer Mail getan. Meistens müssen wir auf eine Antwort warten oder nochmal nachfassen, weil es nicht schnell genug geht. Wenn wir das dann auch noch innerhalb der gleichen Firma machen, wälzen wir die Arbeit nur auf Kollegen ab, was der Gesamtproduktivität schadet. Dabei hätte ein kurzes Telefonat gereicht.

2. Mehr Mails ziehen mehr Mails nach sich
Das kennt eigentlich jeder von uns. Kaum ist die Inbox leergearbeitet und man klopft sich vor lauter Stolz auf die Schulter, sind auch schon wieder neue E-Mails da. Es ist ein endloser Kreislauf. Je mehr Mails wir rausschicken, desto mehr bekommen wir auch wieder. Nicht mal eine nahezu perfekt formulierte Mail mit einem klaren Auftrag wird hingenommen und ohne Rückfragen erledigt. Es kommen Nachfragen zum Auftrag, eine Bestätigung, jemand drittes wird cc gesetzt usw. Das ist Ping Pong spielen, nichts anderes. Statt also Arbeit zu erledigen, halten wir einen Kreislauf in Gang, der vielen Menschen viel Zeit kostet.

3. E-Mails verbreiten Hektik, die nicht Not tut
Ich liebe die Anrufe, in denen ich mir vorstelle, wie mein Gegenüber mit wedelnden Armen am Schreibtisch sitzt, fast hyperventilierend “Wie!? Sie haben meine Mail noch nicht gelesen?” Wenn früher etwas Dringendes passiert ist, dann kam eine nette Dame mit einem Zettel ins Meeting gelaufen, um den Chef dezent darüber zu informieren. Ob es wichtig genug ist oder nicht, hat sie entschieden. Man sieht sowas ab und an noch in alten Hollywood-Filmen.
Heute erwartet jedermann, dass wir unser BlackBerry auf dem Tisch haben und jedes Mal, wenn er durch Blinken nach Aufmerksamkeit schreit, nachsehen, ob die Nachricht so wichtig ist, dass wir doch noch eine Nachtschicht einlegen müssen. Google hat nun eine neue Funktion, die zumindest das Priorisieren der Mails abnehmen soll. Damit kann man die Flut dann managen, aber abarbeiten muss mann den Quatsch, der da teilweise reinfliegt, immer noch selbst. Bleibt also durch die selektive Wahrnehmung, die der überladene E-Mail-Nutzer von heute entwickelt hat, dann doch mal was liegen oder wird übersehen, entsteht Hektik, die wir mit einem einzigen Anruf hätten verhindern können. Merke! Wichtiges Zeug am Telefon besprechen!

4. Auto-Notifier sind schlimmer als Facebook
Es wird ja immer gerne behauptet, dass Facebook und Co. der Produktivitätskiller Nummer 1 sind. Bitte? Hat schon mal jemand über Auto-Notifier nachgedacht?
Ich möchste mal denjenigen sehen, der eine Prüfung schreibt, während alle 5 Minuten jemand in den Raum kommt um die Namen der Anwesenden abzufragen, weil eine Nachricht am Empfang abgegeben wurde. Ich glaube es gibt niemanden, der in so einer Situation, in der ein hohes Maß an Konzentration notwendig ist, eine gelungene Prüfung hinlegt. Aber genau dieser Situation setzen sich viele Menschen jeden Tag im Büro aus bzw. es wird erwartet. Alle paar Minuten popt der Auto-Notifier auf und lenkt von der eigentlichen Aufgabe ab. Über mangelnde Qualität und eine hohe Fehlerquote darf sich dann kein Chef mehr wundern. Es gibt sogar Studien, die gezeigt haben, dass man genauso gut während der Arbeit kiffen könnte! Das würde aufs Gleiche hinauslaufen, wie ständig unterbrochen zu werden und sich immer wieder neu einzuarbeiten. Das Telefon weiterzuleiten scheint normal zu sein. Aber den Auto-Notifier auszustellen fällt so schwer. Grundregel für morgen: Aus damit!

5. CC ist Politik, keine Arbeit
Ein großer Vorteil des Telefons ist das fehlende CC Feld. Ständig wird man selbst CC gesetzt oder macht selbiges bei Kollegen und Geschäftspartnern. Unter Produktivitätsgesichtspunkten ist es das schlimmste aller E-Mail Features. Es ist dazu da, um Politik zu machen oder sich den Hintern abzusichern. Jeder soll sehen, dass man seine Arbeit gemacht hat und die anderen Schuld sind: man hat ja eine E-Mail geschickt. Und natürlich ist so auch gleich alles schriftlich dokumentiert, wie es sich für einen ordentlichen Bürokratiestaat gehört.
Da das Sammeln von Emails nicht zu meinen Hobbies gehört, habe ich eine einfache Regel: Jede Mail die nicht direkt an mich adressiert ist oder (wenn ich doch mal CC stehe) mich nicht direkt in den ersten Zeilen anspricht, wird gelöscht. Klingt radikal, sorgt aber für sehr viel mehr Überblick und Zeit. Die wirklich wichtigen Sachen passieren bei mir eh am Telefon. Macht sich ein Absender nicht mal die Mühe mich persönlich anzusprechen, brauch ich auch nix lesen.

6. Handys haben einen Ausschalter, Mail-Accounts haben nur einen Autoresponder
Es gibt doch kein schöneres Handyfeature als den Ausknopf. Aus. Offline. Nicht erreichbar. Herrlich!
Ich kenne einige Unternehmer, die dann nicht mal eine Mobilbox haben, sondern einfach nicht erreichbar sind. Wahnsinn, oder? Das traut man sich ja fast gar nicht. Wie kann man nur so verwegen sein, wo doch alle Welt von uns erwartet “always online“ zu sein und immer erreichbar. Man macht es eben. Tut übrigens sehr gut, mal wieder eine Mittagspause ohne Klingeln, Blinken, Vibrieren.
Das einzige Pendant, das Mails hier bieten, ist der Auto-Responder, der uns im Urlaub oder auch mal an Tagen in den wir ein paar Stunden unterwegs sind, vertreten soll. Seinem Namen macht der automatische Beantworter allerdings ebenfalls keine Ehre. Statt die Mails eben automatisch zu beantworten, kommt die Standardantwort und in der Woche nach dem Urlaub verbringen wir erstmal zwei Tage damit, alles aufzuarbeiten, obwohl sich viele Dinge von alleine erledigt haben. So richtig sinnvoll ist das nicht. Man könnte allerdings einen Autoresponder aufsetzen, wie es Tim Ferris in der 4 Stunden Woche vorschlägt und aller Welt mitteilen, dass man seine Mails nur am Montag zwischen 8.00 und 12.00 Uhr checkt. Ob das allerdings gesellschaftliche Akzeptanz findet, sei mal dahingestellt.

7. Durchs Telefon kann man “schreien”
Ein Telefonat ist einfach persönlicher. Ich merke, wie mein Gegenüber drauf ist, kann die kleinen feinen Unterschiede in der Stimme raushören, direkt auf ein Missverständnis eingehen oder selbst einfach mal sehr viel deutlicher oder eben “lauter werden”. Da nicht jeder von uns Goethes Schreibtalent hat, ist das bei einem geschriebenen Text sehr viel schwieriger. Ich habe schon viele Menschen durchs Telefon schreien gesehen (oder gehört), aber bisher keinen durch eine E-Mail.

9. Das Telefon ist ein Fokus-Tool
Beim Telefonieren beschränkt man sich, in dem meisten Fällen zumindest, auf eine Sache. Man telefoniert eben. Klar, manche wandern umher, andere kritzeln seltsames Zeugs aufs Papier, aber meistens telefoniert man nur.
Wenn man an E-Mails arbeitet ist man seltener so fokussiert. Der Browser ist nicht weit weg. Ein kurzer Klick und schon ist man in den Untiefen des Internets verloren und kommt nicht wieder raus. Wenn man komplexe Themen behandelt, bei denen viel Konzentration erforderlich ist, dann ist das Telefon sicherlich das bessere Tool.

10. BigBrother ist ein E-Mail Junkie
Ein weiterer Grund das Telefon vorzuziehen, liegt wohl darin, dass BigBrother es sehr viel schwerer hat Telefonate mitzuprotokollieren, während E-Mails auch Jahre später einfach von der Festplatte gezogen werden können. Das ist sicherlich nicht für jeden von uns interessant, aber man muss sich immer wieder vor Augen halten, dass der Unsinn, den wir da tagtäglich durch die Gegend schicken, auf irgendwelchen Servern zwischengespeichert wird, von denen wir nicht mal wissen, dass es sie gibt.

Also bevor man das nächste Mal wieder etwas schnell “runterhackt” und sich danach ärgert, dass der “Rückgängig machen” Button noch nicht bei allen E-Mail Programmen funktioniert, sollte man sich überlegen, ob vielleicht ein kurzes Telefonat viel Arbeit und Nerven spart. “Fire and forget!” war sowieso noch nie ein gutes Motto.

Über Weiterempfehlungen jeglicher Art oder sonstige Verbreitungen über Facebook oder Blogs freut sich der Autor natürlich immer sehr. Hier der Link: http://christophmagnussen.com/archives/2010/09/07/wer-die-weltherrschaft-will-sollte-telefonieren-alle-anderen-konnen-weiter-e-mails-schreiben/